Convention entre la Ville de Cannes et l'Agence Régionale du Livre P.A.C.A.

02 juin 2008

Délibération n°29 - Convention entre la Ville de Cannes et l'Agence Régionale du Livre P.A.C.A. pour un plan de conservation partagée des périodiques en Région P.A.C.A.

Les collections de périodiques constituent une source documentaire de première importance pour l'ensemble des usagers des bibliothèques, des services d'archives et des centres de documentation, qu'il s'agisse de la recherche d'une information ponctuelle ou d'un travail universitaire.

L'extrême diversité des titres rend impossible l'exhaustivité de la couverture documentaire par un seul établissement ; les titres sont présents de façon variable d'une bibliothèque à l'autre. La présentation matérielle et le papier très fragile des périodiques obligent à prendre des précautions particulières pour leur préservation.

C'est pourquoi, il convient de répartir entre les bibliothèques, les services d'archives et les centres de documentation la conservation de ces documents et les charges qui en découlent, d'assurer le plus large accès aux collections et d'en maintenir l'exhaustivité, l'intégrité et la bonne conservation.

A ce titre, il paraît opportun d'adhérer à un plan de conservation partagée des périodiques vivants en région P.A.C.A.. Le plan est coordonné par l'Agence Régionale du Livre P.A.C.A., avec le soutien des 2 SUDOC-PS (Système Universitaire de Documentation pour les Publications en Série) pour le signalement des collections.

Pour organiser ce plan, un groupe de travail est constitué. Il est composé de représentants de différents types d'établissements, des 2 SUDOC-PS, de la Direction Régionale des Affaires Culturelles (D.R.A.C.) P.A.C.A. et de l'Agence. Il établit régulièrement les listes des périodiques à conserver, après consultation des établissements et en fonction de leurs propositions. Il donne des avis sur les conditions de conservation des collections de référence, en se fondant sur les recommandations de la Direction du Livre et de la Lecture en ce domaine. Les compétences sont réparties entre l'Agence Régionale du Livre P.A.C.A., les pôles de conservation et les établissements associés.

Cette répartition est définie dans une convention qui a pour objet de définir les conditions d'un plan de conservation partagée des périodiques vivants en Région P.A.C.A..

Les tarifs appliqués pour le prêt entre bibliothèques, au sein du plan de conservation partagée, sont ceux adoptés par chacun des établissements. Les établissements pôles de conservation s'obligent, par ailleurs, à remplir les engagements souscrits par les établissements associés.

Cette opération n'engendrera aucun coût pour la Ville à l'exception des frais postaux relatifs à quelques titres par an. Elle permettra à la Ville de :

- enrichir la base documentaire pour la mettre à la disposition des usagers ;

- assurer ainsi un plus large accès aux collections ;

- diversifier ses périodiques ;

- développer un service facilitant la libre circulation des périodiques et un échange entre les bibliothèques.

Les modalités de ce plan sont définies dans la convention ci-jointe, qui prend effet à la date de sa signature et est conclue pour une durée de trois ans renouvelable pour une durée égale.

La Commission de la Culture a été consultée lors de sa séance du 27 mai 2008.

Le Conseil Municipal est donc appelé à :

- approuver le projet de convention pour un plan de conservation partagée des périodiques en Région Provence-Alpes-Côte-d'Azur (P.A.C.A.) entre la Ville de Cannes et l'Agence Régionale du Livre P.A.C.A. ;

- autoriser la signature de cette convention par Monsieur le Député-Maire ou à défaut Monsieur l'Adjoint délégué à la Culture.